Styresekretær

Møter - protokoller - registrering - rapportering

Regelverket for de fleste selskapsformer fordrer at det velges et styre for enheten. Styrets oppgaver og ansvar reguleres av det aktuelle regelverk som må oppfylles for at relasjoner til offentlige myndigheter som skatt og mva., og ikke minst andre kreditorer, skal aksepteres som forutsatt, så også med begrensning av eieres ansvar i tilfellet aksjeselskap.

Vi tar oppgaven som styresekretær for administrasjon av styrets arbeid og oppgaver slik at regelverkets krav blir oppfylt. Det typiske er for styret i aksjeselskaper og omfatter blant annet:

Styresekretæren bidrar til
effektive styremøter

Styrets ansvar er i prinsipp å sørge for forsvarlig forvaltning av selskapets formue, både mennesker og teknisk/finansiell formue. Regelverket pålegger styret å behandle og treffe vedtak i en del spesifikke saker og at det avholdes et vist minimum av styremøter. For aksjeselskaper i sin enkleste form, kreves kun at det avholdes et årlig styremøte. Vi anbefaler likevel at det fast avholdes tre årlige styremøter for behandling av de saker lovverket krever at styret dveler ved, antall møter vil dog kunne variere i forhold til selskapets aktivitet og utvikling.

Foruten styremøter skal det innen gitte frister avholdes årlig generalforsamling eller årsmøte for behandling av saker fastsatt i regelverk, selskapets vedtekter og etter forslag fra selskapets styre. Ekstraordinære møter skal avholdes etter innkalling fra selskapets styre eller ved krav fra et visst minimum av aksjonærer eller medlemmer.

Vi tar oppgavene med innkallinger, utsendelse av saksdokumenter og medvirker og deltar i avholdelse av møtene. Selve gjennomføringen ledes av styrelederen.

Protokoller

Det skal føres protokoller fra møtene. Protokollenes utforming kan variere fra referats- til vedtaks-form. I begge former skal selve vedtakene, samt spesifikke anførsler eller reservasjoner fra tilstedeværende medlemmer, fremgå. Protokollene må være på papir og det anbefales at protokollene underskrives av samtlige som deltar på møteforhandlingene, dette for å unngå senere diskusjoner om hva man besluttet. Protokollene skal oppbevares i "evig tid" tillagt 10 års oppbevaringsplikt, dvs. 10 år utover selskapets levetid.

Som styresekretær tar vi oppgavene med skriving av protokoller, innhenting av underskrifter og oppbevaring.

Registrering

Selskapet skal umiddelbart etter stiftelse og kapitalinnbetaling registreres i foretaks-, enhets- eller andre registre. Mens selve stiftelsen og kapitaltegningen er bindende for deltagerne, kan selskapet med bindende virkning inngå avtaler i eget navn. Selskapsregisteret skal videre innen gitte frister ajourføres for vedtak om endringer av registrert informasjon. Ajourføring krever innsending av melding med pålagte vedlegg og bekreftelser. Såkalt § 3-8 transaksjoner, dvs. mellom selskapet og nærstående parter, skal også registreres/meldes sammen med tilhørende redegjørelser.

Foruten registrering i offentlige registre, er aksjeselskaper pålagt å holde egen aksjeeierbok eller aksjeregister. På samme måte anbefales at også lag, foreninger og andre selskapsformer holder registre over deltagerne og eierandeler. Selskaper med mange aksjonærer finner det ofte hensiktsmessig å dekke disse oppgavene hos Verdipapirsentralen.  

Styresekretærens tjenester dekker opprettelse og ajourhold av aksje-/medlemsregister, samt ajourhold av offentlige selskapsregistre og eventuelt aksje-/ medlemsregistre ført av andre som f.eks. Verdipapirsentralen.

Rapportering

Styret er pålagt å avgi forskjellige rapporter til eiere/medlemmer og offentlige myndigheter. Det mest typiske er styrets årsmelding i aksjeselskaper hvor det også er spesifikke til årsmeldingens innhold. Årsmeldingen skal særskilt behandles av styret og inngår som del av selskapets årsregnskap.

Vi innhenter nødvendig informasjon fra andre kilder som f.eks. regnskapsfører, eventuelt revisor og personalansvarlig, og utarbeider årsmelding som sammen med resultatregnskap, balanse og noter fremlegges for styrets behandling. Det vedtatte årsregnskap med revisors rapport for tilfellet at selskapet er underlagt revisjon, rapporteres til offentlige registre, bankforbindelse og andre etter avtale.

Profesjonell styresekretær                                Gå til forsiden